Microsoft Office Word: Membuat Dokumen Baru

Saat pertamakali mulai membuka Microsoft Word, biasanya akan langsung ditampilkan sebuah lembar kerja kosong yang siap untuk diketik. Namun, apabila komputer yang kita gunakan tidak secara otomatis menyediakan lembar kerja dokumen yang kosong, maka Anda dapat membuat lembar kerja baru dengan cara sebagai berikut.

1. Klik “File” sehingga akan muncul menu-menu dan bagian dari Backstage View Office Word.

2. Klik “New” sehingga akan tampil menu tempate “New Document” seperti di bawah ini.

Di dalam tampilan “New Document” seperti di atas, apabila menginkan tampilan lembar kerja baru yang kosong, pilih “Blank document“. Apabila menginginkan menggunakan template yang sudah tersedia di dalam komputer Anda, Anda bisa memilih salah satu pilihan yang tersedia pada menu tersebut atau mengunduhnya dari situs office.com.

3. Setelah memiilih salah satu template yang tersedia, tekan tombol “Create“. Tentu saja, bila kita hendak membuat dokumen baru yang kosong, maka kita bisa memilih “Blank Document” dan menekan tombol “Create“.

Selain dengan cara tersebut di atas, kita dapat membuat lembar kerja baru dengan cara mengklik tombol New Document yang ada pada Quick Access Toolbar atau dengan menggunakan perintah shortcut keyboard Ctrl+N.

Berikut adalah tampilan lembar kerja baru yang masih kosong

Setelah tampil lembar kerja baru, sebelum menulis, sebaiknya kita lakukan pengaturan halaman dokumen terlebih dahulu. Pengaturan halaman dokumen diperlukan agar dokumen sesuai dengan standar penulisan yang benar dan apabila dicetak akan tertampil secara baik. Adapun pengaturan halaman dokumen diperlukan adalah sebagai berikut.

Mengatur Satuan Panjang Lembar Kerja

Pengaturan satuan panjang lembar kerja diperlukan untuk memudahkan pengaturan ukuran kertas, menentukan batas tepi (margin), serta menentukan ukuran tabulasi penulisan. Karena memang Microsoft Word “diciptakan” di Amerika Serikat yang notabene menggunakan satuan non-metrik, secara standard satuan ukuran yang digunakan pada Microsoft Word adalah satuan inch sedangkan satuan ukuran yang biasa digunakan di Indonesia adalah centimeter sehingga kita perlu melakukan perubahan satuan ukuran dari inchi menjadi centimeter. Untuk merubah satuan ukuran di Microsoft Word dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut.

1. Klik File sehingga akan muncul menu-menu dan ikon bagian dari Office Word Backstage Menu.

2. Klik tombol Options sehingga muncul kotak dialog Word Options, lalu klik pilihan Advanced kemudian gulung ke bawah untuk mencari pengaturan Display, seperti di bawah ini.

3. Ganti pilihan “Inch” menjadi “Centimeter”, dan setelah selesai melakukan pengaturan, klik tombol OK.

Mengatur Ukuran Kertas

Tampilan lembar kerja yang terlihat di layar komputer tidak selalu sesuai dengan ukuran kertas sebenarnya sehingga Anda memerlukan pengaturan ukuran kertas agar nantinya saat dicetak diperoleh hasil yang sesuai dengan keinginan. Langkah-langkah untuk mengatur ukuran kertas dapat Anda lakukan dengan cara sebagai berikut.

1. Klik Page Layout pada Ribbon, dan lihat pada bagian “Page Setup“. Pilih ukuran yang sesuai pada jenis-jenis kertas yang Anda inginkan pada ikon Size yang muncul saat diklik.

2. Normalnya, kita memilih ukuran kertas yang sesuai dengan kebutuhan. Sebagai contoh di sini memilih ukuran kertas A4 (21 x 29,7 cm). Angka 21 cm menunjukkan lebar kertas (width) sedangkan 29,7 menunjukkan tinggi (height) kertas.

Mengatur Margin Halaman

Margin adalah batas tepi kertas atau jarak dari tepi halaman dengan teks yang terdapat di dokumen. Margin yang dapat Anda atur adalah margin atas, margin kiri, margin kanan, dan margin bawah. Untuk melakukan pengaturan margin, dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagi berikut.

1. Klik menu Page Layout pada Ribbon, dan klik ikon Margins sehingga akan tampil beberapa pilhan ukuran margin.

2. Pilihlah salah satu ukuran margin yang tersedia, apabila menginkan melakukan pengaturan ukuran margin sesuai keinginan, klik Custom Margins sehingga tampil kotak dialog Page Setup seperti di bawah ini.

3. Isilah ukuran setiap marginnya pada kotak margin dengan mengklik panah atas untuk menambah ukuran margin atau mengklik panah bawah untuk mengurangi ukuran margin. Apabila ingin mengisi Gutter sebaiknya isikan dengan nilai yang kecil, sebab Gutter adalah jarak yang digunakan untuk menjilid atau menyambungkan lembaran, atau untuk jarak lipatan.

4. Setelah selesai melakukan pengaturan, klik tombol OK.

Mengatur Orientasi Halaman

Pengaturan orientasi halaman digunakan untuk menentukan posisi lembar kerja, apakah menggunakan posisi tegak atau mendatar. Untuk melakukan pengaturan orientasi halaman dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut.

1. Klik menu Page Layout, dan klik ikon Orientation sehingga akan tampil pilihan orientasi.

2. Pilih Portrait untuk melakukan pengaturan lembar kerja secara tegak, atau pilih Landscape untuk melakukan pengaturan lembar kerja secara mendatar.

inilah cara membuat mail merge di MS. word 2007

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.

Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
• Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
• Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.
  Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu:
• Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
• Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
• Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.
  Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

Tahap I Membuat Data Source
1. Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan namaData Surat.
   


Tahap II Membuat Dokumen Master
2. Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.
   Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
   Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut:menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
   


Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
   
4. Selanjutnya kita akan memilih data source.
5. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
6. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialogSelect Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
7. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
8. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
9. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grupWrite & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
10. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
    Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.
    
Tips:
• Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal padaNama dan sebagainya.
• Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
  1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
  2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.
• Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.



11. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults.
    Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
    Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan perubahan yang diinginkan.
    


Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

12. Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:
    • Print Documents, untuk mencetak surat.
      Ada 3 pilihan:
      1. All untuk mencetak semua surat.
      2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
      3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.
      
    • Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.
      Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
      Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.

TABULASI,SORTIR DAN TABLE

TABULASI,SORTIR DAN TABLE

SORTIR
Sortir artinya pengurutan data. Dalam microsoft word penyortiran data terdiri dari 2 jenis : ascending dan descending. Ascending adalah pengurutan data mulai terkecil hingga data terbesar. Sedangkan descending pengurutan data mulai terbesar hingga data terkecil. Cara :

1. Blok seluruh teks yang akan disortir.
2. Setelah selesai klik menu table
3. Klik sort.
4. Maka akan keluar dialog sort text.
5. Pilih ascending untuk mengurutkan data kecil ke besar. Pilih descending untuk mrngurutkan data dari besar ke kecil.
6. Klik ok.

MEMBUAT TABLE

Menentukan jumlah kolom dan baris
Dari menu table, pilih insert table
 Number of columns, untuk menetukan jumlah kolom.
 Number of rows, untuk menentukan jumlah baris.
 Ok, untuk mengakhiri.

Memecah sel menjadi beberapa kolom dan baris
Blok sel yang akan di pecah.
Dari menu table pilih split cells
 Number of columns, untuk menetukan jumlah pemecahan kolom.
 Number of rows, untuk menentukan jumlah pemecahan baris.
 Ok, untuk mengakhiri.

Menggabungkan beberapa sel menjadi Satu
 Blok sel yang akan digabung
 Dari menu table, pilih merge cells

Menyisipkan baris baru
 Blok sejumah baris yang di perlukan
 Dari menu table, pilih insert rows

Menghapus baris
 Blok baris yang akan di hapus
 Dari menu table, pilih delete rows
 Baris yang anda blok akan hilang

Latihan 2A
Ketiklah teks di bawah ini kemudian sortirlah (urutkan) melalui nama secara ascending

Tabel
Ketiklah tabel berikut, kemudian hitunglah TOTAL HARGA dan TOTAL.

Ketentuan :
TOTAL HARGA = JUMLAH SATUAN x HARGA SATUAN
1. Letakkan kursor pada sel pertama pada TOTAL HARGA.
2. Klik table, kemudian klik formula.
3. Keluar kotak dialog formula.
4. Pada kotak formula, ketik :
= C2 * D2
5. Pindahkan kursor ke sel berikutnya, ketik :
=C3 * D3
6. Demikian seterusnya hingga selesai.

Setelah selesai carilah total dari total harga dengan memasukkan rumus =SUM(ABOVE).

Latihan 2B
Mengatur tabulasi : ( rata kiri, rata kanan, dot leader ).
a) Formatlah tabulasi dengan langkah-langkah sebagai berikut :
b) Klik format tabs
c) Pada windows tab klik clear all.
d) Pada isian tab stop position, isikan 0,5 dan pada alignment pilih left, dan klik set
e) Pada isian tab stop position, isikan 1,5 dan pada alignment pilih right, dan klik set
f) Pada isian tab stop position, isikan 2,5 dan pada alignment pilih right, dan klik set
g) Pada isian tab stop position, isikan 3,5 dan pada alignment pilih right, dan klik set
h) Pada isian tab stop position, isikan 4,5 dan pada alignment pilih right, dan klik set
i) Klik ok
j) Ketiklah contoh naskah di bawah ini dan simpanlah dengan nama latihan 3b. ( catatan untuk berpindah dari satu posisi/kolom ke posisi/kolom di sebelah kanannya, ketuklah tombol tab).

Untuk mengetik tanda kuadrat gunakan fasilitas superscript dengan mengklik format, font, superscript.

Catatan :
Untuk membuat garis bawah pada diatas angka jumlah lakukan langkah-langkah berikut :
 Blok ( drag) mulai angka 44 sampai 1936
 Klik underline.

ini !!!! tips membuat dokmen yang baikk

MEMBUAT DOKUMEN YANG BAIK MENGGUNAKAN MS.WORD

·         MEMAHAMI YANG ADA DILEMBAR KERJA

·         MENENTUKAN UKURAN KERTAS

·         MENGATUR MARGIN

·         MENGATUR JENIS HURUF DAN UKURANYA (BIASANYA TIMES NEW ROMAN UKURAN HURUFNYA 12)

·         MENGATUR FORMAT PARAGRAF DAN SPASI

·         MENYIMPAN DOKUMEN

·         MENCETAK DOKUMENT/PRINT

·         MEMBUAT FOOTNOTE(CATATAN KAKI/HALAMAN)

·         HEADER AND FOOTER

·         MENCARI DAN MENGGANTI TEKS